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公益社団法人日本広報協会　個人情報保護方針

1　個人情報保護の目的

当協会の主事業である広報・広聴支援事業を行っていく上で、「個人情報保護」は重要なテーマです。「個人情報」は、当協会にとって最重要な情報資産であり、確実に保護することは当協会の重要な社会的責務です。

したがって、当協会は「個人情報保護」のための全社的な取り組みを実施し、社会的責任を果たすことを確実にし、もって当協会が永年にわたり築いてきた信頼を継続維持していきます。

2　個人情報の取得について

当協会が個人情報の取得を行う場合は、

（1）コンサルティング、各種調査、セミナー等の広報・広聴支援事業を実施するにあたり、利用目的の達成のために必要な範囲のみ取得します。

（2）適法且つ公正な手段を用い行います。

（3）事前に利用目的を明らかにし、同意の上で行います。

3　個人情報の利用について

当協会が取得した個人情報は、適切に管理し、その利用、提供は同意を得た範囲に限定し、それ以外の第三者への開示、提供は行いません。

当協会は、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を防ぐために必要な措置を講じます。

4　個人情報の適正管理について

当協会は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、個人情報の滅失、き損、改ざん、漏えいなどを確実に防止し、問題が生じた時は速やかに対処し、是正処置を講じます。

また、市場のセキュリティ事故の実例、ご本人からの要望などにより改善が必要とされたときには、速やかにこれを是正し、予防に努めます。

5　法令遵守について

当協会は、個人情報に関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、当協会の管理の仕組みに、これらの法令及びその他の規範を常に適合させます。

6　苦情・相談への対応について

当協会は本人の個人情報に関する苦情・相談に誠実かつ迅速に対応します。

7　継続的改善について

内部監査及びマネジメントレビューの機会を通じて、管理の仕組みを継続的に改善し、常に最良の状態を維持します。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成17年9月1日制定
平成19年10月1日改訂
平成20年7月31日改訂
平成24年4月1日改訂
平成28年9月1日改訂

公益社団法人　日本広報協会
理事長　別府 充彦

 

 

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個人情報に関する公表事項について

公益社団法人 日本広報協会
理事長　別府 充彦

個人情報の利用目的に関する公表事項について

1　ご本人から直接書面等（電子メール等によるものを含む）により個人情報を直接取得する場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。

2 直接書面以外の方法によって取得する場合は、下記の通りの利用目的の範囲内で利用させていただきます。

種類	利用目的
アンケート調査対象者情報	アンケート調査を行うための調査票の送付
雑誌等発送受託時業に関する発送先情報	雑誌等発送受託事業において、お客様の雑誌等をお客様の指定する送付先に確実のお届けするため
医療Webサイト運営受託事業関連情報	医療Webサイトの運営およびそれに伴う各種連絡・調整

 

保有個人データまたは第三者提供記録に関する公表事項について

1　保有個人データの利用目的

当協会の保有個人データの利用目的は、以下のとおりです。

保有個人データの種類 利用目的

種類	利用目的
会員情報	会員管理および会員サービス（機関誌、諸資料の送付等）の実施
役員・職員情報	採用可否の判断、従業員管理
非常勤理事・監事情報	非常勤理事・監事との連絡・調整
雑誌購読者情報	当協会の編集する雑誌の送付・販売
書籍販売客先情報	書籍、ブックレット、ビデオ等の販売
大会・セミナー参加者情報	大会・セミナーにおける教育サービスの提供（参加受付、参加証の送付他）
広報モニター情報	広報モニター業務実施に伴う連絡・調整
お問い合わせ元情報	広報インフォメーションサービス等のお問い合わせに対する返答
広報アドバイザー他謝金支払先情報	広報アドバイザー業務、出版物等の執筆業務、セミナー等の講師業務に関する連絡・調整及び謝金の支払
コンサルティング及び各種制作支援客先情報	コンサルティング及び広報誌、Webサイト等各種制作支援サービスの提供
政府広報Webサイト運営受託関連情報	『政府広報オンライン』運営に関する連絡・調整
医療Webサイト運営受託事業関連情報	医療Webサイトの運営およびそれに伴う各種連絡・調整
取材先情報	取材に関する連絡・調整、当協会の編集する雑誌等への掲載

 

2　保有個人データに関する開示等の手続について

保有個人データに関しては、本人又は代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供に関する記録の開示の求めに応じます。「個人情報に関する開示等の手続申込書」に必要事項を記入し、下記お問い合わせ窓口に送付してください。

本人確認の方法は、申込書にご記入いただいた電話番号と、当協会で登録している電話番号との照合により行います。

代理人の確認の方法は、委任状および代理人自身の身分を証明する書類（運転免許証等）により確認を行います。

 

3　保有個人データの安全管理について

当協会は、保有個人データに関し、以下の通りの安全管理措置を講じています。

（1）基本方針の策定

• 保有個人データの適正な取扱いの確保のため基本方針を策定しています。

（2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備

• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに手順を定め、保有個人データの取扱規程を策定しています。

（3）組織的安全管理措置

• 保有個人データの取扱いに関する責任者を設置し、役割及び責任を明確化しています。
• 保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、個人データの漏洩等の事故の発生や兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
• 保有個人データの取扱状況について、定期的に点検および内部監査を実施しています。

（4）人的安全管理措置

• 保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• 就業中および離職後を含めた守秘義務を明記した誓約書を、従業者と取り交わしています。

（5）物理的安全管理措置

• 保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• 保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（6）技術的安全管理措置

• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• 保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

 

4　保有個人データに関する苦情・お問い合わせ受付窓口

保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供に関する記録の開示のお問い合わせにつきましては、下記お問い合わせ窓口にご連絡ください。

 

• 個人情報に関する開示等の手続申込書のダウンロード（PDF）

 

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